Virkatodistus

Virkatodistuksiin, sukuselvityksiin ja sukututkimuksiin liittyviä asioita hoidetaan aluekeskusrekisterissä.

Oulun aluekeskusrekisteriin kuuluvat Oulun ev.-lut. seurakuntien (Haukipudas, Karjasilta, Kiiminki (myös Yli-Ii ja Ylikiiminki), Oulujoki, Oulunsalo, Oulun tuomiokirkkoseurakunta ja Tuira) lisäksi seuraavat seurakunnat: Alavieska, Haapajärvi, Haapavesi, Hailuoto, Ii, Kalajoki (myös Himanka ja Rautio), Kemi, Keminmaa, Kempele, Kolari, Kuusamo, Kärsämäki, Liminka, Lumijoki, Muhos, Nivala, Oulainen, Pello (myös Turtola), Posio, Pudasjärvi, Pyhäjoki, Pyhäjärvi, Raahe (myös Paavola, Pattijoki, Revonlahti, Ruukki, Saloinen, Siikajoki, Siikasalo, Vihanti), Reisjärvi, Sievi, Siikalatva (myös Kestilä, Piippola, Pulkkila, Pyhäntä, Rantsila), Taivalkoski, Tervola, Tornio, Tyrnävä (myös Temmes), Simo, Utajärvi, Vaala, Ylitornio ja Ylivieska.

Virkatodistuksen tilaus

Tilaa virkatodistus tästä (yksityishenkilöt)

Tilaa virkatodistus tästä (yritykset)Linkki avautuu uudessa välilehdessä

Virkatodistustilaukset puhelimitse Oulun aluekeskusrekisteristä: p. (08) 316 1303 (ma-pe klo 9-15)

Virkatodistustilauksen muistilista, valmistaudu kertomaan seuraavat tiedot tilauksen yhteydessä:

  • Sukuselvityksen kohteena olevan henkilön nimi ja henkilötunnus tai syntymäaika
  • Kuolinpäivä (jos henkilö on kuollut)
  • Käyttötarkoitus, johon todistus tilataan (esim. perunkirjoitusta varten)
  • Jos käyttötarkoituksena on perunkirjoitus, kenen perunkirjoituksesta on kyse
  • Miltä aikaväliltä todistus tilataan
  • Omat yhteystietosi
  • Laskutustiedot

Virkatodistus henkilökohtaisilla tiedoilla toimitetaan noin kahden työpäivän kuluessa tilauksesta (+ postitusaika). Laajempia tietoja sisältävän sukuselvitysmuotoisen virkatodistuksen toimitusaika on tällä hetkellä noin 1,5 viikkoa (+ postitusaika).

HUOM! Virkatodistuslomakkeella ei voi tilata sukututkimusta. Katso lisätietoa sukututkimuksen tilaamisesta.

Virkatodistuksen hinnasto

Virkatodistuksien hinnat 1.3.2023 lähtien ovat Kirkkohallituksen yleiskirjeen maksupäätöksen mukaisesti seuraavat:

Katkeamaton sukuselvitys Suomen ev.-lut. kirkon jäsenyysajalta päähenkilöstä 55 € ja jokainen liitetodistus 20 €. Liitetodistusta ei tarvita a) jos lapsen elää-tieto ilmenee vanhemman todistuksesta, b) jos lapsettoman vainajan vanhempien elää-tieto ilmenee vainajan todistuksesta tai c) jos puolison ja päähenkilön jäsenyysaika- ja lapsitiedot ovat avioliiton ajalta täysin identtiset. Isovanhemmista alkaen laaditussa todistuksessa riittää päähenkilön setien, enojen ja tätien elää-/kuolintieto. Jäsenyysaikatietojen täydennykset 20 € / todistus. Jos samansisältöisiä todistuksia tilataan eri käyttötarkoituksia varten, kaikista todistuksista veloitetaan alkuperäisen todistuksen hinta. 

Sukuselvitys, joka sisältää yksittäisiä seurakuntia koskevat ja rajattuun ajanjaksoon liittyvät tiedot (välitodistus) Päähenkilön todistus, jos tiedot haetaan digitoiduista tai kirjamuotoisista kirkonkirjoista, 45 €. Päähenkilön todistus, jos tiedot haetaan uudemmista jäsentietolähteistä, 20 €. Lisäksi jokainen liitetodistus 20 €. Jäsenyysaikatietojen täydennykset 20 € / todistus. 

Elää-todistus eli kirkon jäsentietojärjestelmästä henkilön oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi tulostettu seurakunnan jäsenen yksittäisiä tietoja koskeva todistus sekä elossaolon todistaminen ulkomaista eläkeyhtiötä varten 10 €.  Virkatodistus perhesuhdetiedoilla 20 € todistus. 

Kastekirjan ote, monikielinen virkatodistus ja englanninkielinen vihkitodistus 20 €. 

Todistuksen lisäkappale 10 € (identtinen kopio alkuperäisestä). 

Sukututkimusta tai tieteellistä tutkimusta varten laadittu todistus; perusmaksu 55 €. Jos todistuksen laatimisesta aiheutuu työtä enemmän kuin 30 minuuttia, veloitetaan lisämaksua 25 € jokaiselta alkavalta 30 minuutin jaksolta.

Digitoitujen kirkonkirjojen kuvatiedostojen kopioimisesta aiheutuva työ; perusmaksu 55 €, sisältää työtä enintään 30 minuuttia, lisämaksua 25 € jokaiselta alkavalta 30 minuutin jaksolta. Lisäksi veloitetaan kirkonkirjoihin perustuvan aineiston kopiosta 10 € kuvalta. HUOM! Kuvatiedostojen kopiointeja koskevat pyynnöt toimitetaan Kirkkohallitukseen. Seurakunnissa ei tehdä kuvatiedostojen kopiointeja. 

Maksuttomia todistuksia ovat todistukset, joiden maksuttomuus perustuu johonkin voimassa olevaan lakiin. Henkilö voi tarkastuttaa kirkonkirjoissa ja seurakunnan muissa rekistereissä olevat omat tietonsa kerran vuodessa maksutta. Jos tarkastusoikeutta käyttää useammin, veloitetaan tietojen luovutuksesta 10 € / todistus. 

Todistuksen toimitusmaksu toimitustavasta riippumatta (nouto, postitse, sähköpostitse) 5 €, joka sisältää myös laskutuksen. Jos todistus toimitetaan asiakkaan pyynnöstä useammalla eri tavalla (esim. postitse ja sähköpostitse) tai useampaan eri osoitteeseen, veloitetaan jokaisesta toimituksesta erikseen 5 €. Aiemmin lähetettyjen todistusten kopioiden lähettämisestä veloitetaan 10 € / todistus ja toimitusmaksu 5 €. Postiennakolla lähetettävästä todistuksesta peritään postiennakkomaksu. Todistuksen lähettäminen ulkomaille, toimitusmaksun lisäksi 4,50 €. Postin PLUS-palvelun käytön lisämaksu 3,60 €. Maksukehotuksesta veloitetaan 5 €.
 

Mikä on virkatodistus?

Virkatodistus on asiakirja, jolla luovutetaan tietoja evankelis-luterilaisen seurakunnan jäsenestä. Tiedot perustuvat kirkonkirjoissa oleviin tietoihin. Kirkonkirjoja on ylläpidetty manuaalisina kirjoina ja perhelehtikortteina 1500-luvun lopulta vuoden 2004 loppuun asti. Sen jälkeen tiedot on tallennettu sähköisessä muodossa. Kirkon yhteinen jäsentietojärjestelmä Kirjuri on otettu käyttöön vuonna 2012.

Virkatodistuksen antaminen edellyttää aina hyväksyttyä käyttötarkoitusta, kuten perunkirjoitusta, perinnönjakoa tai pankkia varten hoidettaessa kuolleen henkilön raha-asioita. Passia ja ajokorttia varten ei tarvita virkatodistusta.

Virkatodistuksen sisältö riippuu käyttötarkoituksesta. Joissakin tilanteissa riittää ns. elää-todistus, jossa on henkilön nimet ja henkilötunnus sekä tieto, että hän on tietojenluovutushetkellä kyseisen seurakunnan jäsen. Joissakin tilanteissa tarvitaan tiedot perhesuhteista, vanhemmista ja/tai lapsista tai muuttotiedot.

Perunkirjoitusta varten tarvitaan vainajasta virkatodistus, joka on katkeamaton sukuselvitys siitä lähtien, kun hän on täyttänyt 15 vuotta. Tällaisesta virkatodistuksesta tulee ilmetä se aika, jolloin hän on ollut kyseisen seurakunnan (/ kyseisten seurakuntien) jäsen sekä hänen perhesuhteensa ja rintaperillisensä kyseisen aikajakson tietojen mukaisesti. Jos joku lapsista on kuollut, todistukseen tulee merkintä hänen mahdollisista lapsistaan. Jos ketään rintaperillisiä ei ole, perunkirjoitusta varten tarvitaan tiedot vainajan vanhemmista – ja jos he ovat jo kuolleet, vainajan mahdollisista sisaruksista. 

Seurakunta voi antaa virkatodistuksen vain jäsenestään. Jos vainaja on ollut kuollessaan Oulun aluekeskusrekisteriin kuuluvan seurakunnan jäsen, aluekeskusrekisteri laatii todistuksen, joka kattaa riittävät tiedot perunkirjoitusta varten. Lisätodistuksia tarvitaan vain kirkkoon kuulumattomista henkilöistä. Tällöin virkatodistus tilataan Digi- ja väestötietovirastosta. Ortodoksiseen kirkkoon kuuluvasta henkilöstä virkatodistus tilataan ortodoksisen kirkon keskusrekisteristä Kuopiosta. Ulkomailla asuvasta/asuneesta henkilöstä tulee tilata todistus kyseisen maan rekisteriviranomaiselta.

 

HUOM! Virkatodistuslomakkeella ei voi tilata sukututkimusta. Katso lisätietoa sukututkimuksen tilaamisesta.