Oulussa virkatodistuksen saa nopeasti

Viimeisten vuosien aikana on tehty valtaisa työ: vuosina 1860–2004 kertynyt paperimuotoinen aineisto on digitoitu. Lisäksi kahdessa sähköisessä tietojärjestelmässä olleet yli 400 erilaista tietokantaa on konvertoitu koko Suomen ev. lut. kirkon yhteiseen jäsentietojärjestelmään, Kirjuriin.

Oulun aluekeskusrekisterin johtaja Veijo Koivulan mukaan muutos ei ole tapahtunut sormia napsauttamalla tai muutamalla tietokoneen näppäimistön napin painalluksella.

 – Kaikki tämä on ollut perustan luomista sille, että vuonna 2019 voitiin aloittaa valtakunnallisten todistusten laatiminen keskitetysti. Tähän liittyi myös 15 aluekeskusrekisterin perustaminen ja rakentaminen eri puolille Suomea, Veijo Koivula sanoo.

Edellä mainittu prosessi ei toteutunut kaikilta osin ihanteellisella tavalla, vaan monin paikoin aiheutui muun muassa tavattoman pitkiä odotusaikoja virkatodistusten laatimisessa. Nämä ongelmat on kuitenkin menneen kesän ja alkusyksyn aikana suurimmalta osalta päihitetty.

– Oulun aluekeskusrekisterissä virkatodistuksen saa muuta maata nopeammin ja toimitusaika on vaihdellut yhdestä päivästä kahteen viikkoon. Lomakaudella jono on ollut hieman pidempi ja lomasesongin ulkopuolella lyhyempi, Koivula kertoo.

Virkatodistuksia tarvitaan useissa eri yhteyksissä, esimerkiksi perunkirjoituksia, perinnönjakoa tai adoptiota varten tai pankille hoidettaessa kuolleen ihmisen raha-asioita. Virkatodistuksia tarvitaan myös sukututkimustarkoituksiin ja niiden toimitusaika on noin 1 kk.  Yksi avain ongelman ratkeamiseen on ollut onnistunut rekrytointipolitiikka.

– Olemme saaneet hyviä työntekijöitä ja heitä on viimeisten vuosien aikana myös koulutettu ja perehdytetty työhön. Siitä, kun aloitimme toimintamme vuoden 2018 alusta, meillä on lähes kaksinkertainen määrä henkilökuntaa, Koivula toteaa. Tosin aluekeskusrekisteriin kuuluvien seurakuntien jäsenmääräkin on noussut viidessä vuodessa enemmän kuin kaksinkertaiseksi.

Nyt Oulun hiippakunnassa sen jokainen 62 seurakuntaa kuuluu johonkin aluekeskusrekisteriin; Ouluun, Rovaniemelle tai Kokkolaan. Oulun aluekeskusrekisterissä hoidetaan paitsi Oulun seurakuntayhtymän seitsemän seurakunnan, myös 35 muun seurakunnan kirkonkirjojenpito. Etelä-Suomesta ja etenkin pääkaupunkiseudulta on tullut toivetta yhteisestä vastuunkannosta ja Oulun aluekeskusrekisteristä autetaankin tällä hetkellä Kouvolan aluekeskusrekisteriä, mikäli oma tilanne antaa siihen mahdollisuuksia.