Tiedolla johtamisesta muutoksen johtamisen voimavara -hankkeen tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE: YHDISTETTY REKISTERISELOSTE JA INFORMOINTIASIAKIRJA
TIETOSUOJALAKI (1050/2018) ja EU:N YLEINEN TIETOSUOJA-ASETUS (2016/679)
TIEDOLLA JOHTAMISESTA MUUTOKSEN JOHTAMISEN VOIMAVARA – TIMU-HANKKEEN TILAISUUKSIIN ILMOITTAUTUNEIDEN HENKILÖIDEN YHTEYSTIETO-LISTOJEN TIETOSUOJASELOSTE
 

1. Rekisterinpitäjä

Tiedolla johtamisesta muutoksen johtamisen voimavara – hanke, lyhyesti TIMU, on Euroopan sosiaalirahaston osittain rahoittama ryhmähanke, jossa on kaksi (2) toteuttajaa: Oulun ev.-lut. seurakuntayhtymä (päätoteuttaja) ja Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy (osatoteuttaja).

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Projektipäällikkö Sanna Kivinen, Oulun ev.-lut. seurakuntayhtymä, Isokatu 17, 90100 OULU, puh. 040 776 0237, sähköposti sanna.kivinen@evl.fi

3. Rekisterin nimi

Tiedolla johtamisesta muutoksen johtamisen voimavara - TIMU S30406 - hankkeen (jäljempänä ”TIMU”) tilaisuuksiin ilmoittautuneiden henkilöiden yhteystietolistat

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

TIMU – hankkeen tilaisuuksiin ilmoittautuneiden henkilöiden yhteystietolistojen tarkoituksena on tiedottaa hankkeen koulutus- ja valmennustapahtumien tilaisuuksiin ilmoittautuneille henkilöille sekä kerätä valmennustapahtumiin ja muihin toteutuksiin liittyvää palautetta.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja sisältö

Suostumuksen pohjalta: tapahtumiin ja koulutuksiin ilmoittautumiset
Kaikista ESR+ -hankkeista, jossa varsinaisena kohderyhmänä on luonnollisia henkilöitä, tulee tallentaa EURA 2021 -järjestelmään osallistuneiden henkilöiden aloitus- ja lopetusvaiheen tiedot. Osallistumistiedot tallennetaan vain vähintään neljä (4) päivää kestävistä osallistumista
hankkeeseen. Mikäli henkilö on hankkeen toimenpiteiden piirissä tätä lyhyemmän ajan, osallistumisseurantatietoja ei syötetä järjestelmään. Hanketoteuttajan (pää- ja osatoteuttajan) tulee ohjeistaa kaikkia hankkeeseen osallistuneita henkilöitä omien tietojensa tallentamiseen järjestelmään sekä käsitellä osallistujien tallentamat tiedot. Osallistujan palvelut toimivat kolmella kielellä: suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Mikäli osallistuja ei itse pysty tallentamaan omia tietojaan järjestelmään, tulee hanketoteuttajan tallentaa tiedot. Hanketoteuttaja voi seurata oman hankkeensa osallistujatietojen tilannetta EURA2021 -järjestelmän osallistujaseurantaosiossa olevien raporttien avulla.

6. Rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

Rekisteriin on tallennettu valmennustapahtumiin ilmoittautuneiden yksityishenkilöiden ja
organisaatioiden edustajien yhteystietoja. Näillä yhteystiedoilla tarkoitetaan: 1. Osallistujan nimi, 2. Kotiosoite, 3. Puhelinnumero, 4. Sähköpostiosoite, 5. Koulutustausta ja/tai oppiarvo, 6. Asema työmarkkinoilla, 7. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät.
Henkilötietoja vastaanottavat ja käsittelevät TIMU-hankkeen työntekijät, tarkemmat yhteystiedot hankkeen www-sivustolla.

8. Rekisterin tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään enintään hankkeen keston ajan, ellei rahoittava viranomainen toisin ohjeista. Rekisterinpitäjänä arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia,
vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan henkilöltä itseltään. Hankkeen toimenpiteisiin osallistuvan henkilön on todennettava henkilöllisyytensä, mikä tapahtuu kirjautumisen yhteydessä suomi.fi -tunnistautumisen avulla.

10. Tietojen säännönmukainen luovutus ja siirto sekä siirto EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä ei luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä. Tiedot eivät ole julkisia, vaan näkyvät pelkästään hankkeen työntekijöille.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri säilytetään luottamuksellisena erilaisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja
käyttäen. Tiedot on tallennettu järjestelmään, jonne pääsevät kirjautumaan vain tietyt työntekijät käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Tietoverkot ja laitteistot, joilla rekisterit sijaitsevat, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseänsä koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa annettu suostumus tai muuttaa sitä. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää omien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista, kieltää tietojen siirto järjestelmästä toiseen sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Rekisterinpitäjänä toivomme kuitenkin, että rekisteröity kävisi tilanteensa läpi rekisterinpitäjän kanssa ennen valituksen tekemistä. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on välillämme vallitseva asiakassuhde. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen käsittelyä vastustaa. Voimme rekisterinpitäjänä kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

13. Rekisteröityjen yhteydenotot

Kaikki selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää sähköpostitse osoitteella sanna.kivinen@evl.fi. Rekisterinpitäjällä on oikeus varmistaa tarkastusoikeutta käyttävän henkilön henkilöllisyys. Mikäli rekisteröity ei toimita tarpeellisia lisätietoja, rekisterinpitäjällä on oikeus kieltäytyä tehtävästä.

14. Oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksista

Rekisterinpitäjä ilmoittaa rekisteröidylle henkilötietojen tietoturvaloukkauksista, mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisen henkilön oikeuksille ja vapauksille. Rekisterinpitäjä tekee ilmoituksen suoraan rekisteröidyille tai julkisella ilmoituksella, mikäli suora ilmoittaminen aiheuttaa rekisterinpitäjälle kohtuutonta vaivaa. Rekisterinpitäjä tekee ilmoituksen loukkauksista myös tietosuojavaltuutetulle.

15. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset tulevat näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, informoimme niistä tarvittaessa asianosaisia myös muulla tavoin esimerkiksi sähköpostitse.

Tietosuojaseloste on päivitetty rekisterinpitäjän yhteyshenkilön osalta 1.6.2024.