Kirkko uudistaa virkatodistusten laatimista

Tiedote 22.4.2021 / Kirkon viestintä

Suomen evankelis-luterilaisen kirkon virkatodistuspalveluissa on parhaillaan käynnissä sen historian kenties suurin muutoshanke. Uudistuksen myötä virkatodistusten laatiminen keskitetään viiteentoista keskusrekisteriin.  Uudistus edellyttää organisointiin ja tekniikkaan liittyviä muutoksia, joiden vuoksi sukuselvitysmuotoisten virkatodistusten käsittelyajat ovat paikoin venyneet. 

Muutoksella pyritään parantamaan asiakaspalvelua. Aiemmin asiakkaan on täytynyt tilata todistus erikseen jokaisesta seurakunnasta, jossa vainaja on ollut kirjoilla 15 vuotta täytettyään. Jonojen pituudet ovat vaihdelleet eri toimipaikoissa ja kun todistuksia on pitänyt tilata useasta eri paikasta, niin koko todistuspaketin saamisessa on saattanut kulua aikaa. Jatkossa keskusrekisterit laativat ja toimittavat siis koko tarvittavan todistuspaketin samalla kertaa.

”Tällä hetkellä 2/3 seurakunnista on siirtänyt kirkonkirjojen pidon tehtävät keskusrekistereihin. Kehitystoimenpiteiden ylimenovaiheessa tuotetaan virkatodistuksia samanaikaisesti kahdella erilaisella toimintatavalla. Tästä syystä sekä uusien toimintatapojen opettelusta, henkilöresurssien tarpeen arviointeihin liittyvistä haasteista ja henkilökunnan lomista johtuen palvelut ovat valitettavasti paikoitellen ruuhkautuneet ja virkatodistusten toimitusajat venyneet normaalia pidemmiksi. Olemme kuitenkin hyvää vauhtia jo edenneet kohti valtakunnallista, keskitettyä sukuselvityspalvelua, josta olemme saaneet paljon hyvää palautetta”, toteaa Kirkkohallituksen rekisterijohtaja Sanna Heickell.

Virkatodistusten tilausjonojen purkamiseksi on muun muassa lisätty henkilöstöresursseja ja henkilöstön koulutusta. Sukuselvitysmuotoisten virkatodistusten laatiminen edellyttää erityistä ammattiosaamista ja tietotaitoa vanhojen kirkonkirjojen tulkitsemiseen, joten ammattitaitoisen henkilökunnan palkkaaminen ruuhkien helpottamiseksi on Sanna Heickellin mukaan erittäin haastavaa.

Jonoja pyritään lyhentämään myös siten, että eniten ruuhkautuneiden keskusrekistereiden tilausjonoja puretaan muiden keskusrekistereiden toimesta. Kirkon jäsentietojärjestelmää Kirjuria on kehitetty systemaattisesti uuden toimintatavan mukaiseksi jo usean vuoden ajan. Kahden eri toimintatavan tukeminen aiheuttaa kuitenkin jatkuvasti haasteita myös tietojärjestelmille.  

”Siirtymäaika on valitettavasti aiheuttanut ruuhkia ja tilausten viivästymistä. Tilanne paranee, kun kaikki seurakunnat ovat siirtäneet kirkonkirjojen pidon tehtävät keskusrekistereihin ja käytössä on vain yksi toimintatapa todistusten laatimiseksi. Siihen saakka sukuselvitysmuotoisten virkatodistusten toimitusaika vaihtelee neljästä jopa kahdeksaan viikkoon keskusrekisteristä riippuen”, Heickell sanoo.

Virkatodistusten laatiminen on Suomen evankelis-luterilaisen kirkon lakisääteinen viranomaistehtävä ja virkatodistuksia tilataan kirkosta vuosittain kymmeniä tuhansia. Virkatodistuksia tarvitaan esimerkiksi perinnönjako- ja perunkirjoitusasioiden hoitamiseen.