Raportti ohjausryhmälle 20.3.2009

Oulun kirkkoherrojen ja seurakuntayhtymän johtavien viranhaltijoiden kuuleminen

Selvittelijät Pentti Lampinen ja Juha Kauppinen kuulivat Oulun seurakunta-, hallinto- ja toimintarakenneselvityksen yhteydessä seuraavia kirkkoherroja ja seurakuntayhtymän johtavia virkamiehiä: Matti Pikkarainen, Hannu Ojalehto, Juhani Lavanko, Paavo Moilanen, Ilpo Kähkönen, Jaana Valjus, Tuomo Vuontisjärvi, Seppo Pitkäaho, Sakari Korpi, Jouni Riipinen, Pentti Pekkarinen, Veijo Koivula ja Arja Ahonen. Kuulemiset tapahtuivat henkilökohtaisesti 9.2.2009- 24.2.2009 välisenä aikana. Niiden runkona oli ohjausryhmän 28.1.2009 (§ 6) hyväksymä asialuettelo.

Keskustelut taltioitiin sellaisella sopimuksella, että äänitteet ovat vain selvittelijöiden kuunneltavissa. Äänitteitä käytettiin, kun selvittelijät tekivät oheisen yhteenvedon kuulemisista. Yhteenveto on tehty strukturoidun haastattelun sisältöanalyysin keinoin. Pyrkimyksenä on ollut, että haastateltuja ei voida mielipiteiden perusteella tunnistaa ja että yhteenveto antaa haastattelujen esiin tuomista näkökulmista mahdollisimman totuudenmukaisen kokonaiskuvan. Tämä on johtanut joidenkin, sinänsä mielenkiintoisten mutta yksittäiseen henkilöön sitoutuvien näkökulmien tietoista pois jättämistä.

Kuulemisissa kukin viranhaltija tarkasteli nykyistä Oulun seurakuntayhtymää ja sen vaihtoehtona olevaa yhden Oulun seurakunnan mallia ensisijaisesti omasta työtehtävästään käsin. Keskusteluissa tuli esiin myös monia kunkin työtehtäviä laajempia näköaloja. Seuraavassa on esiin nostettu jatkotyöskentelyn kannalta keskeiset näkökannat. Mahdollisuuksin mukaan on pyritty ilmaisemaan, miten laajasti kutakin näkökantaa kuulemisissa kannatettiin.

Oulun nykyisen seurakuntayhtymän edut ja haitat

Kirkkoherrat olivat yksimielisiä, että nykyinen seurakuntayhtymän malli vapauttaa heidät johtamaan seurakunnan hengellistä toimintaa. Tukipalvelut hoidetaan ammatillisesti ja yhteisesti. Resurssien jako tapahtuu pääsääntöisesti tasapuolisesti ja yhteisymmärryksessä. Useimmat johtavista viranhaltijoista totesivat, että yhtymää on pitkään tietoisesti kehitetty ja monia ongelmakohtia on kyetty ratkomaan. Ratkaisuvaihtoehtona seurakuntayhtymä on tuttu ja tietyllä tapaa turvallinen. Monta kirkkoherraa kentällä antaa seurakunnalle useita näkyviä kasvoja. Yhtymämalli mahdollistaa alueittain toiminnan omaleimaisuuden.

Yhtymämallin ongelmana nähtiin sen moniportaisuus ja osittainen sekavuus. Matkalla Yli-Kiimingin seurakuntapiiristä yhteiseen kirkkovaltuustoon on kaksi väliporrasta. Joidenkin kuultujen mielestä asioita hukkuu hallinnon monipolvisuuteen. Tehtäviä hoidetaan päällekkäin. Eri toimijoiden rajapinnoissa on epäselvyyttä. Toimintatapojen erilaisuus hankaloittaa tiedottamista ja yhteistoimintaa. Yhtymämalli luo mahdollisuuden ”poteroihin kaivautumiselle” ja saavutetuista eduista kiinnipitämiselle. Toiminnan tasalaatuisuutta on vaikea arvioida. Monien kokemuksen mukaan seurakuntalaisia ei palvella tasapuolisesti. Useiden mielestä yhtymässä keskushallinto on paisunut.

Johtamisjärjestelmä seurakuntayhtymässä

Haastatellut lähestyivät johtamisjärjestelmää ensisijaisesti (miltei yksinomaan) operatiivisen johtamisen näkökulmasta. Strateginen johtaminen nousi esiin vain muutamissa haastatteluissa, joissa keskeiseksi nähtiin tarve selkeyttää luottamusmiesjohdon ja virkamiesjohdon tehtävänjakoa. Yhtymän operatiivista johtamisjärjestelmää on kehitetty paljon viime vuosina. Viimeksi tarkistettiin esittelykäytäntöjä yhteisessä kirkkoneuvostossa. Puoli vuotta sitten alkoi toimintansa yhtymähallinnon johtajien tiimi.

Kirkkoherrojen kokous ja yhtymän johtotiimi ovat kokoontuneet säännöllisesti. Useimpien mielestä ne toimivat hyvin. Kumpikin on neuvotteleva elin ilman mitään päätösvaltaa. Niissä pyritään yhteisiä asioita koskevan tiedonkulun edistämiseen ja osallistujien keskinäisiin sopimuksiin, jotka saatetaan muille tiedoksi. Kysymys päätöksenteosta tai tekemättä jättämisestä, jos kaikki ovat yksimielisiä, on semanttinen. Toisinaan yhteisiä sopimuksia on kutsuttu myös päätöksiksi. Kolme johtajien neuvotteluryhmää sisältää osin päällekkäisyyttä, vaikka sitä onkin yritetty karsia. Ryhmillä ei ole juridis-hallinnollista asemaa, mikä voi tulla ongelmaksi niin vallankäytössä kuin yhteisestä sopimuksesta irtautumisessakin
Useat haastatellut totesivat, että johtamisjärjestelmän pahin puute liittyy eri henkilöiden ja johtajaryhmien rajapintoihin, joita ei ole riittävästi selkeytetty. Henkilösuhteiden hoitaminen ja kanssajohtajien erilaisuuden näkeminen voivat auttaa asiaa.

Toiminnallinen strategiatyö on rakentunut kirkkoherrojenkokouksen työskentelylle. Se on jalkautusvaiheessa ja useimmat haastateltavat odottivat sen toteutukselta paljon. Yhtymähallinnon strategiatyö on ollut pysähdyksissä, mutta lähtenyt uudelleen liikkeelle toimintastrategian valmistuttua.

Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajuus kiertää neljän vuoden jaksoissa kirkkoherroilla. Kiertävä puheenjohtajuus todettiin toisaalta ongelmalliseksi, koska uuden opettelu alussa ja tehtävästä irtautuminen jakson loppu vievät tehokasta toiminta-aikaa. Toisaalta nähtiin hyväksi, että vaativaa tehtävää voidaan kierrättää ja siten jakaa vastuuta. Kirkkoherrat pitivät hyvänä käytäntöä, jossa muutenkin yhteisiä tehtäviä on pyritty jakamaan.

Kehittämistarpeet, jos jatketaan yhtymämallilla

Useimpien mielestä seurakuntayhtymän kaikkia mahdollisuuksia ei ole käytetty. Käyttämättömiä mahdollisuuksia ei kuitenkaan tuotu laajasti esiin. Jos yhtymällä jatketaan, tulee toiminnassa kiinnittää entistä enemmän huomiota toiminnan tasalaatuisuuteen ja seurakuntalaisten yhdenvertaisuuteen asuinpaikasta riippumatta. Seurakuntarakenne tulee selvittää. Yhtymän johtamisjärjestelmä tulee kokonaisuudessaan arvioida uudelleen. Yhtymähallintoa tulee yksinkertaistaa ja keventää. Virkamiehille delegoitua päätösvaltaa tulee entisestään laajentaa. Ulospäin näkyvää johtajuutta tulee selkeyttää. Ohijohtamisen kulttuurista on irtisanouduttava. Paikallisseurakuntien ja yhtymän toimintojen suhdetta tulee tarkentaa (yhteiset seurakuntapalvelut saatetaan nähdä vapaapalokuntana). Koko kaupungin yhteisen toiminnan järjestäminen on vaikeaa. Työntekijät voisivat periaatteessa liikkua yli rajojen, mutta johtamisjärjestelmä asian hoitamiseksi puuttuu.

Paikallinen seurakuntatyö ja koko kaupungin kirkko

Yhtymämalli perustuu siihen, että jokainen seurakunta vastaa oman alueensa seurakunnallisesta toiminnasta. Jokainen seurakunta on organisoinut toimintansa tahtomallaan tavalla. Karjasillassa on aluetyömalli ja muissa seurakunnissa työalapohjainen toimintamalli. Erilaisuus on koettu jossain määrin ongelmallisena. Kukin seurakunta on voinut painottaa työtään toivomallaan tavalla ja ottaa alueelliset piirteet kuten väestörakenteen huomioon. Toiminnan painotuksen muutokset eivät ole olleet helposti toteutettavissa. Useat haastateltavat mainitsivat esimerkkinä Oulujoen seurakunnan lapsityön. Haastatteluissa todettiin mm. Tuomiokirkkoseurakunnan osalta, että mielikuvat väestörakenteesta ovat helposti ristiriidassa todellisuuden kanssa.

Uuden toimintastrategian myötä koko kaupungin yhteiseen toimintaan etsitään tapoja. Esimerkkinä tästä haastatteluissa mainittiin nuorten aikuisten parissa tehtävä työ. Osa työntekijöistä on monien haastateltavien käsityksen mukaan innostunut tällaisesta toiminnasta, osa kokee tehtävänsä rajoittuvan vain omaan seurakuntaan eikä edes toisen seurakunnan toimintaan kutsumista nähdä asialliseksi.

Seurakuntien lukumäärä, jos jatketaan yhtymämallilla

Pääosa haastatelluista tahtoi pitää Oulun nykyisten seurakuntien lukumäärän neljässä. He totesivat, että seurakuntien lukumäärän kasvattaminen kasvattaisi yhtymän kokonaishallinnon määrä. Se olisi vastakkainen suunta yhteiselle näkemykselle yhtymähallinnon keventämisestä. Siinä tapauksessa, että Oulun seurakuntayhtymään kuntaliitosten seurauksena tulisi uusia seurakuntia itsenäisinä yksikköinä, Tuiran ja Karjasillan seurakuntien jakamista tulisi uudelleen pohtia. Muussa tapauksessa yhtymän seurakunnista tulisi kovin erikokoisia. Useat haastatellut viittasivat Huotarin komitean näkemykseen, jonka mukaan seurakunnan ihannekoko on noin 20.000 seurakuntalaista. Tämä oli myös oma kokemus. Yksimielisiä oltiin siitä, että uusien seurakuntien perustaminen tulisi toteuttaa kustannuksia lisäämättä.  

Yhden seurakunnan edut

Yhden seurakunnan mallissa hallinto tulee yksinkertaisemmaksi ja kevenee. Yksilinjainen johtajuus mahdollistaa tasalaatuisen työn seurakuntalaisen asuinpaikasta riippumatta. Jäsenyys ei muutu kaupungin sisäisten muuttojen seurauksena. Koko kaupunkia kattava toiminta ja suuret tapahtumat tulevat helpommiksi toteuttaa. Työntekijöiden liikkuvuus niin pysyvästi kuin yksittäisten toimintojenkin osalta on luontevaa. Aluetyömallin avulla paikallinen omaleimaisuus voidaan toteuttaa kuten yhtymäseurakunnissakin. Työn ja työntekijätiimin painotusta aluerakenteen ja alueen väestön muuttuessa voidaan muuttaa joustavasti toisin kuin yhtymässä. Useimpien haastateltujen mielestä yhdessä seurakunnassa johtajuus, hallinto ja toiminta ovat selkeämpiä kuin yhtymässä.

Yhden seurakunnan mallin edut liittyvät useimpien haastateltujen mielestä siihen, millainen aluerakenteesta tulee. Aluerakenne edellyttää toimintatiimejä ja niiden paikallista johtoa, luottamushenkilöorganisaatiota sekä jonkinlaista toiminnallista ja taloudellista itsenäisyyttä. Monet haastatellut totesivat, että jos aluerakenteesta tulee raskas, se johtaa vähintään samanlaisiin ongelmiin kuin mitä yhtymärakenteessa on koettu.
 
Monet haastatellut korostivat, että yhden seurakunnan mallissa voidaan välttää omiin asemiin linnoittautuminen ja vääränlainen saavutettujen etujen puolustaminen paremmin kuin yhtymässä. Johdon ollessa yksiselitteisesti yhteinen koko kaupungin etua voidaan paremmin tarkastella.

Taloushallinto, väestökirjanpito, kiinteistöt, tietohallinto, hautausmaat, tiedotus ja henkilöstöhallinto eivät haastateltavien käsityksen mukaan juurikaan muutu, vaikka seurakuntayhtymä lakkautettaisiin ja siirryttäisiin yhden seurakunnan malliin.

Vain pari haastateltavaa näki mahdolliseksi organisoida yksi seurakunta työalakohtaisen toiminnan perusteella. Tällöinkin tarvittaisiin aluerakenne, joka muodostaisi matriisin työalajohtajuuden kanssa.

Yhden seurakunnan ongelmakohdat

Yhden seurakunnan malliin mentäessä keskeisimmäksi ratkaistavaksi kysymykseksi nousi johtamisjärjestelmä. Kun tuomiorovasti on pysyvästi kirkkoneuvoston puheenjohtaja, tuomiokapitulin jäsen ja piispan varamies, mitä muita tehtäviä hän kykenee hoitamaan? Ratkaistavaksi tulee, millainen esikunta tuomiorovastilla on seurakunnallisen toiminnan johtamisessa. Kun esimiehisyys ei voi karata kauas työntekijöistä, väliportaan hallinto toiminnassa tulee keskeiseksi. On ratkaistava, ketä alueelliset johtajat ovat, miten heidät rekrytoidaan ja koulutetaan.

Edellä jo viitattiin luottamushenkilöhallintoon yhden seurakunnan mallissa. Millainen sen tulisi olla, jotta luottamushenkilöt kokisivat tehtävänsä riittävän merkittäväksi, mutta malli ei olisi liian raskas?  

Alueellinen omaleimaisuus ja koko kaupungin kirkko

Yhden seurakunnan mallissa pidettiin alueellisen omaleimaisuuden säilyttämistä toiminnassa tärkeänä. Alueellinen profiloituminen ja työn innovatiivisuus voivat toteutua yhdessä seurakunnassa samoin kuin yhtymässäkin. Omaleimaisuuden rinnalla nähtiin tarpeelliseksi taata tasalaatuinen palvelu seurakuntalaisen kotipaikasta riippumatta. Koko kaupungin kattava yhteisvastuullisuus yksittäisten tehtävien hoidossa (esimerkkinä kirkolliset toimitukset kesäviikonloppuna) on helpommin toteutettavissa kuin yhtymämallissa.

Yhdessä seurakunnassa koko kaupungin kattavien tehtävien hoitamista pidettiin myöskin helpompana kuin yhtymässä. Tällaiseen toimintaan on yhdessä seurakunnassa saatavissa selkeä lupa ja resurssien käyttö voidaan turvata yhden johdon alaisuudessa. Monien haastateltujen mielestä tarve koko kaupungin yhteiseen toimintaa on ilmeinen muuallakin kuin nuorten aikuisten parissa.

Arvio seurakuntalaisten tahdosta

Hyvin laaja yhteisymmärrys oli näkemyksellä, jonka mukaan pääosalle seurakuntalaisia on tärkeää toimintojen saatavuus mutta ei niinkään se, minkä niminen seurakunta palvelut tuottaa. Osalle toiminnallisesti aktiivisia seurakuntalaisia ja luottamushenkilöille haastateltavien mielestä on tärkeää, mihin nykyisistä seurakunnista hän kuuluu. Heille identiteetti rakentuu paikallisseurakunnan mukaan. Kaupungin sisäiset muutot nähtiin ongelmallisina, vaikka keskusrekisteri ei pitänytkään tähän liittyvää työtä kovin suurena. Lähes kaikki haastateltavat näkivät seurakuntalaisten kannalta tarpeelliseksi sen, että työntekijät kummassakin mallissa toimisivat pääosin alueeseen sidotusti. Näin työntekijät voisivat säilyä tuttuina.

Perusteet rakenneratkaisun tekemiselle

Rakenneratkaisusta päätettäessä käytettävistä perusteista haastateltavat olivat hyvin yksimielisiä. Ensiksikin tulee ottaa huomioon seurakuntalaisten näkökulma eli se millaiseen seurakuntaan jäsenet haluavat sitoutua ja millaisella seurakuntarakenteella jäseniä parhaiten voidaan hengellisesti hoitaa. Toiseksi pidettiin tärkeänä seurakuntatyön tekemisen tapaa ja työtiimien toimintaa. Ratkaisun tulee olla sellainen, että se tukee työntekijöitä heidän päivittäisessä toiminnassaan. Kolmanneksi ratkaisun tulee olla johtamisjärjestelmän kannalta toimiva, selkeä ja riittävän yksinkertainen. Neljänneksi ratkaisun tulee olla pitkällä aikajänteellä taloudellisesti kestävä.

Talousvaikutukset

Useimmat haastateltavat totesivat, että seurakuntarakenteen talousvaikutusten arviointi on hyvin vaikeaa. Se johtuu ennen muuta siitä, että ei vielä riittävästi tiedetä, miten yhtymämallia kehitettäisiin tai millainen yhden seurakunnan malli toiminta-, kiinteistö- ja työntekijärakenteeltaan olisi. Yhteinen näkemys kuitenkin oli, että ratkaisusta ei voida tehdä seurakuntien menoja lisäävää tilanteessa, jossa seurakuntien tulot näyttävät melko pysyvästi jäävän aikaisempaa alhaisemmalle tasolle.

Lievän enemmistön mielestä oli kuitenkin todennäköistä, että yhden seurakunnan malli johtaisi menojen karsimiseen ennemmin kuin yhtymämalli. Useat näkivät, että toimitilojen, toimintojen ja henkilökunnan karsiminen, jos sellaiseen joudutaan, olisi helpompi toteuttaa yhden seurakunnan mallissa.

Mahdollisten kuntaliitosten vaikutus

Haastattelijat yksimielisesti pitivät selvänä, että kuntaliitosten myötä liittyvät seurakunnat haluavat tulla itsenäisinä seurakuntina, tai ainakin kappeliseurakuntina tai seurakuntapiireinä, seurakuntayhtymään. Useimmat halusivat antaa tulijoille tällaisen mahdollisuuden. Se olisi näiden itsenäisyyden ja omaleimaisuuden kunnioittamista. Osa haastatelluista näki hankalaksi sen, että Oulu päättää hallintomallistaan ennen kuntaliitoksia. Yli-Kiimingin liitoksesta haluttiin ottaa opiksi se, että puolin ja toisin perehdytään seurakuntiin ja niiden tilaan paremmin. Avoimeksi jääviä lupauksia ei tulisi antaa. Pari haastateltavaa totesi, että Oulun pitäisi ennen kuntaliitoksia tehdä omat hallintomallia koskevat valinnat ja luoda sellainen rakenne, jolla se taloudellisesti ja toiminnallisesti kestävällä tavalla kykenee vastaanottamaan tulijat

Yhtymä vai yksi seurakunta?

Pääosa kirkkoherroista kannatti seurakuntayhtymän kehittämistä. Heistä seurakunnista luopuminen ja alueellisen johtamisen antaminen kappalaisille kirkkoherran sijaan olisi toimivien mahdollisuuksien tuhlaamista. He painottivat muita enemmän oululaista historiaa, johon yhtymämalli kuuluu, yhden seurakunnan mallin tuntemattomuutta ja seurakuntayhtymässä tapahtunutta kehitystyötä. Siitä yhteinen toimintastrategia on uusin esimerkki.

Osalle yhtymähallinnon johtajia seurakuntarakenne on samantekevä kysymys. Pääosa yhtymähallinnon edustajista kannatti kuitenkin yhden seurakunnan mallia. Yhden seurakunnan malli tuo heidän mielestään selkeyttä ja yksinkertaisuutta ja karsii päällekkäisiä toimia. Heistä seurakuntalaisia voidaan parhaiten palvella yhtenä seurakuntana

Useimpien haastateltujen mielestä seurakuntarakenteen muuttaminen olisi henkisesti erittäin työläs prosessi. Uuteen malliin siirtyminen ja sen sisäänajo edellyttäisi useiden vuosien aktiivista työtä.

Muita näkökantoja

Muutamat haastatellut kiinnittivät huomion seurakunnan toimitilojen ja niiden tarkoituksenmukaisen käytön selvittämiseen tässä yhteydessä. Heidän mielestään Oulun seurakunnilla on todellista tarvetta enemmän toimitiloja. Osa on epätarkoituksenmukaisia ja ne ovat epätasaisesti jakautuneet kaupungin alueelle. Tässä taloustilanteessa toimitiloista luopuminen on hankalaa, mutta nyt tulisi selvittää toimitilojen vaikutusalueella asuvien määrät, tilojen käyttöasteet ja miettiä erityisesti toimistotilojen yhteiskäyttöä.

Pentti Lampinen ja Juha Kauppinen, selvittelijät