Kirkonkirjat

Keskusrekisterinjohtaja Veijo Koivulan esitys 24.11.2011:

Oulun seurakuntayhtymän laajentuminen ja kirkonkirjojenpito

1. Tehtävien jako

a) kaikissa seitsemässä paikallisseurakunnassa:
- esteidentutkintapyynnön vastaanottaminen ja skannaaminen Kirjuriin
- virkatodistus-, sukuselvitys- ja sukututkimustilauksen vastaanottaminen ja skannaaminen Kirjuriin
- elää-todistuksen tulostaminen Kirjurista asiakkaalle
- maksulliset virkatodistukset, sukuselvitykset ja sukututkimukset voi noutaa Isokatu 17:sta – tai sitten ne hoidetaan laskutuksella
- kirkkoon liittymisten ja kirkosta eroamisten vastaanottaminen ja lomakkei-den skannaaminen Kirjuriin

b) keskusrekisterissä
- edellä mainitut tehtävät
- kaikki rekisteröinnit
- palvelukassa (sekä kirkonkirjojenpitoon liittyvä että myös muut maksut, kuten leirimaksut, hautamaksut jne.)
>>> kassakustannukset suuret sirukortin lukijoineen jne., kassamaksuja kui-tenkin vähän ja laskutus toimii
- maksullisten virkatodistusten, sukuselvitysten ja sukututkimusten tekemi-nen
- muutosliikenne; pohjien tarkastukset, tietojen oikeellisuus, tähän liittyvät postitukset
- (listausten, osoitetarrojen tekeminen jne. – tämä onnistunee Kirjurissa si-ten, että ne tehdään työmuodoissa)

2. Asiakaspalvelu

- kaikissa seitsemässä paikallisseurakunnassa toimisto auki ma-pe 9-12, keskusrekisterissä ma-pe 9-16, Isok 9/17 päivystävät papit 9-16, hautaus-palvelut 9-16. Puhelinajat samat.
>>> jos asiakaspalvelu avoinna pitempään, syntyy välittömästi tuurausongelma
>>> tasavertaisen palvelun ja viestinnän kannalta aukioloaikojen oltava yhdenmukaiset kaikissa seitsemässä seurakunnassa

Laajentumiskokous 24.11.2011:

Keskusteltiin keskusrekisterinjohtajan esityksestä. Yhtymään tulevat seurakunnat muistuttivat, että palvelut on taattava yhdenvertaisesti myös heidän seurakuntiensa alueella. Seurakuntalaisten tyytyväisyys ja palveluiden saatavuus tulee huomioida toimintoja organisoitaessa. Seurakuntalaisten ei voi olettaa tulevan asioimaan esimerkiksi Kiimingistä Oulun keskusrekisteriin.

Kirkonkirjojenpidon prosessit on mahdollista keskittää siten, että asiantuntemus säilytetään keskusrekisterissä. Kirjurin suomia mahdollisuuksia käytetään kuitenkin hyväksi sen koko laajuudessaan. Näin ollen myös paikallisseurakunnista voidaan antaa järjestelmästä tulostettavia todistuksia ja otteita. Seurakunnissa käyttöoikeudet myöntää kirkkoherra ja keskusrekisterissä keskusrekisterinjohtaja.

Päätettiin, että Kirjurin käyttöönoton myötä keskusrekisterin ja kirkkoherranvirastojen resurssit tarkastellaan yhtenä kokonaisuutena. Kirjuri mahdollistaa sen, että asiat hoidetaan uudella tavalla. Tällöin resurssien kohdentamista on syytä tarkastella uudelleen erityisesti tehtävänjaon näkökulmasta.

Päätettiin, että kaikissa Oulun seurakuntayhtymän seitsemässä seurakunnassa Kirkkoherranvirasto on auki ma-pe klo 9-16. Oulun seurakuntayhtymän uusi käytäntö koskee siten myös vanhan Oulun seurakuntia.

Toimistohenkilökunnan tuurausta lomien, sairauspoissaolojen ja ruokatuntien aikana ei pidetä ongelmana.

Sovittiin, että keskusrekisterinjohtaja täsmentää esityksensä kohdat 1a ja b kokouksessa sovitun linjan mukaiseksi ja toimittaa päivitetyn version lakimiehelle 30.11.2011 mennessä.

Asia esitellään luottamushenkilöjohdon kokouksessa 8.12.2011.